Politica de egresos

Normativas institucionales

Normativa institucional / Normativas Institucionales

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FONDO DE LA INICIATIVA PARA LAS AMÉRICAS

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Fondo de la Iniciativa para las Américas

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DIRECCION EJECUTIVA

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CA-05/2014 (2/10/2014)

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CONTENIDO

D) ANTECEDENTES

11) OBJETIVO

DEFINICIONES

Acuerdo Bilateral

Fideicomiso Mandato Bancario Cuenta de Funcionamiento

Apalancar Egresos Incompatibilidad de funciones IV) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

V) POLITICAS GENERALES

VI) POLITICAS ESPECIFICAS

a) Presupuesto Institucional b) Operaciones con Fideicomisos y Mandato Bancario

c) Otras operaciones, VII) POLITICAS OPERATIVAS

VIII) DISPOSICION FINAL

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FONDO DE LA INICIATIVA PARA LAS AMERICAS EL SALVADOR

(F LA ES)

POLITICA GENERAL DE EGRESOS

1) ANTECEDENTES

FIAES Y Su Consejo Administrativo fueron establecidos el 30 de junio de 1993, con la ratificación del Decreto 585 en la Asamblea Legislativa de El Salvador, para dar cumplimiento al Convenio para las Américas" con el Gobierno de los Estados Unidos de América.

Ambas naciones acordaron una nueva iniciativa el 14 de septiembre de 2001, a la cual llamaron Convenio para la Conservación de Bosques Tropicales (TFCA por sus siglas en inglés), para ejecutar acciones de protección en estas áreas de conservación.

Las escrituras de constitución de estos fideicomisos de inversión fueron firmadas el 14 de marzo de 2005, formalizando las cuentas PL-480, AID II, TFCA Y Mandato Bancario, siendo desde entonces Banco Agrícola S.A. el banco fiduciario.

Esta entidad también presta el servicio de manejo de las cuentas corrientes de las ejecutoras en los proyectos del FIAES, por lo cual se convierte en el administrador de todos los recursos financieros con que opera el Fondo.

II) OBJETIVO DE LA PRESENTE POLITICA DE EGRESOS

Regular el egreso de los recursos financieros del FIAES en Fideicomisos y Mandato Bancario así como la Cuenta de Funcionamiento que apalanca el presupuesto operativo institucional, estableciendo los niveles de autoridad para las diferentes transacciones que se realizan, enmarcadas en el Acuerdo Bilateral y las disposiciones emanadas por el Consejo U Administrativo que están consignadas en actas, manuales, instructivos cualquier otro medio escrito por el cual se giren instrucciones,

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III)

DEFINICIONES

Acuerdo Bilateral

Convenio firmado entre los Gobiernos de Estados Unidos de América y de El Salvador, para reducir parte de los intereses generados por la deuda externa no condonada, con la intención de establecer un Fondo y un Consejo Administrativo de la iniciativa para las Américas, encargados de promover actividades para preservar, proteger o gestionar los recursos naturales y biológicos de la República de El Salvador, de formas sustentable y ecológicamente acertadas, al mismo tiempo que se fomenta la supervivencia y el progreso de la niñez.

Fideicomiso

Instrumento mediante el cual el FIAES entregó al Agente Fiduciario seleccionado (actualmente el Banco Agrícola) para su administración, los recursos financieros que señalan el Acuerdo Bilateral ratificado por la Asamblea Legislativa el 30 de junio de 1993, así como el Acuerdo del 14 de septiembre de 2001, por medio del cual se estableció un nuevo Fondo para la conservación de los Bosques Tropicales en El Salvador. De acuerdo con nuestra legislación, los Fideicomisos son entidades separadas y al constituirse generan una personalidad jurídica, por lo que el Agente Fiduciario debe dar este tratamiento en los aspectos contables, tributarios y cualquier ley que les sea aplicable.

Mandato Bancario

Es la figura bancaria por medio de la cual el Agente Fiduciario maneja recursos del FIAES, que sirven para financiar el presupuesto operativo institucional, con la intención de generar utilidades a través de las inversiones en los mercados bursátiles. A diferencia de los Fideicomisos, no tienen personalidad jurídica propia.

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Cuenta de Funcionamiento

Es la cuenta corriente que el FIAES abre en la institución financiera que administra los Fideicomisos y Mandato Bancario, para efectuar los pagos

de las diferentes transacciones que el Fondo realiza. Se alimenta con el 15% por año de la respectiva cantidad total de donaciones aprobadas.

Apalancar

Proveer apoyo financiero a través de recursos monetarios, generando liquidez, es decir inyección de efectivo.

Egresos

Son todas las salidas de efectivo para efectuar las diferentes operaciones, por medio de la cuenta de funcionamiento, Fideicomisos, Mandato Bancario, Caja Chica, Presupuesto de Publicidad y Cualquier otro instrumento que se establezca en el futuro, de acuerdo con el siguiente detalle:

a) Desembolsos para cubrir las necesidades institucionales de acuerdo

con el presupuesto aprobado, así como las extraordinarias autorizadas por el Consejo Administrativo o la Gerencia General, por medio de la cuenta de funcionamiento.

b) Desembolsos para ejecutoras de proyectos.

c) Traslados de los Fideicomisos al Mandato Bancario

d) Traslados del Mandato Bancario a la cuenta de Funcionamiento

e) Movimientos entre Fideicomisos

f) Movimientos entre Fideicomisos y el mandato Bancario

g) Aplicaciones al Presupuesto de Publicidad otorgado por el Agente

Fiduciario

h) Traslados de los Fideicomisos a la Cuenta Funcionamiento

i) Traslados de la Cuenta Funcionamiento a cuenta de Programas y

Fondos en Administración y viceversa,

ecice

لبا

Incompatibilidad de funciones

La incompatibilidad o separación de funciones, como requisito de control interno, es el impedimento técnico para que una misma persona realice el proceso completo de una operación evitando el control total del mismo, con el fin de mantener la transparencia en los procesos.

IV) ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

En consistencia con lo establecido en el Acuerdo Bilateral, la máxima autoridad del FIAES es el Consejo Administrativo. Sin embargo, para desarrollar los procesos operativos de los acuerdos y políticas que emana, se define una estructura organizativa que señala los niveles de autoridad y responsabilidad de sus componentes. Actualmente la organización es la siguiente:

Consejo Administrativo

Auditoria Interna

-----------

Auditoria Externa

Comisiones

----

Gerencia General

---- Asesora Legal

Coordinador de

proyectos

Coordinación Administrativa

Financiera

Servicios de Limpieza

Vigilancia Externa

Oficial de proyectos

:.:

Contador

Oficial de Proyectos

Asistente a la

Gerencia

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Recepcionista

Oficial de proyectos

(3)

Area de Comunicaciones

Asistente Financiero

Jaaned

Asistente Financiero

Técnico Administrativo

V POLITICAS GENERALES

a) Todo egreso debe corresponder a los fines establecidos en el

Acuerdo Bilateral y tiene que ser orientado al cumplimiento de objetivos y metas planteados en el Plan Anual Operativo, respaldadas por el presupuesto institucional y se referirá a operaciones de Fideicomisos, Mandato Bancario y Cuenta de Funcionamiento.

b) Para concretar cualquier egreso debe efectuarse con el sistema de

firmas mancomunadas, manteniendo el criterio de incompatibilidad de las funciones, de acuerdo a la estructura de firmas autorizadas por el Consejo Administrativo.

c) las operaciones con cargo al Presupuesto Anual de Publicidad que

otorga el Agente Fiduciario, podrán validarse con una firma clase A, BOC.

d) Las erogaciones por Caja Chica se regirán siguiendo los lineamientos

establecidos en el Instructivo para el manejo y operación del Fondo de Caja Chica.

e) La estructura de firmas autorizadas y su alcance, es como sigue: (Ver

también ANEXO I

Clase de Firma

Cargo

Alcance

Montos

-Presidente y Cuentas de ahorros, cuentas Dos firmas tipo Representante corrientes, depósitos a plazos, "A" para Legal

fideicomisos, mandato

montos -Directores(as) del bancario, presupuesto de mayores de Consejo

publicidad y solicitudes de US$10,000.00 Administrativo desembolso para ejecutoras Gerencia General Cuentas de ahorros, cuentas Con una firma

corrientes, depósitos a plazo, tipo "A" para presupuesto de publicidad y valores mayores solicitudes de desembolso para de $6,000.00 ejecutoras.

hasta $10,000.00 Coordinación Cuentas de ahorros, Cuentas Con una firma Financiero

corrientes, depósitos a plazo, "B" para valores Administrativo presupuesto de publicidad y hasta $6,000.00

solicitudes de desembolso para ejecutoras.

VI) POLITICAS ESPECIFICAS

a) Presupuesto Institucional

1. Todo pago efectuado por compras o contratación de bienes y/o

servicios correspondientes a los diferentes rubros del presupuesto general institucional, debe cumplir con los requisitos de elegibilidad estipulados en la normativa interna de FIAES.

2. Los rangos de aplicación de las firmas autorizadas para operaciones

que representen retiro en cuentas de ahorro, cuentas corrientes, depósitos a plazo y cualquier otra modalidad que promueva el sistema financiero en el futuro, son los establecidos en el literal "e" de Políticas Generales.

b) Operaciones con Fideicomisos y Mandato Bancario

1. Todas las transferencias al FIAES o cualquier transacción que

implique cargo a una cuenta de un Fideicomiso o Mandato Bancario, deberán contar con dos firmas clase "A" (miembros del Consejo Administrativo).

2. Las solicitudes de desembolso (de cualquier valor) para las

ejecutoras, deberán llevar dos firmas, preferentemente de la Gerencia y la Coordinación Financiera-Administrativa, firmas "B" y "C", respectivamente, y en ausencia de ambos o cualquiera de ellos, serán sustituidas por miembros del Consejo con firma "A".

Otras operaciones

1. Cualquier recurso financiero que el FIAES administre en el futuro, bajo

la modalidad de Fondo, Fideicomiso u otra figura que acepte la legislación salvadoreña aplicable, será operada de acuerdo con lo

establecido en la presente política.

VII) POLITICAS OPERATIVAS

1. La Coordinación Financiera-Administrativa, en conjunto con el

Administrador Contable, prepararán semanalmente la programa ción de egresos y realizarán los pagos por medio de cheque o medios electrónicos

2. El Administrador Contable efectuará mensualmente las conciliacio

nes bancarias de las cuentas, investigará las diferencias y propondrá

los ajustes necesarios presentándolos a la Coordinación Administrativa- Financiera para su revisión y aprobación.

3. El agente fiduciario llevará registros contables separados por cada

Fideicomiso o Mandato Bancario, conforme a las normas técnicas aplicables en cada caso, respaldando las operaciones con los respectivos comprobantes de ingreso y egreso, cumpliendo con las obligaciones formales y sustantivas de carácter tributario.

4. Las solicitudes al agente fiduciario, para depositar desembolsos en

las cuentas corrientes de las ejecutoras, serán elaboradas por los asistentes financieros, debiendo ser revisadas y autorizadas por la Coordinación Financiera-Administrativa, de acuerdo con los presu puestos aprobados en los convenios de cooperación técnica financiera Suscritos por el FIAES y las entidades que desarrollan proyectos

5. Para su tramitación en el banco o agente fiduciario, la contadora

presentará las demandas de fondos por concepto de publicidad, auditoria externa, y cualquier otro elemento que esté considerado en el presupuesto aprobado, las cuales serán revisadas y aprobadas por la Coordinación Financiera-Administrativa.

6. la Coordinación Financiera Administrativa en conjunto con el

Contador General evaluaran si los pagos a proveedores de bienes, servicios y transferencias procede por cheque o medios electrónicos; para tal fin deberán cumplir con lo establecido en el anexo 2.

VIII) DISPOSICION FINAL

La presente política tendrá vigencia a partir de su aprobación en Consejo Administrativo del FIAES y será revisada cuando sea necesario a criterio de éste, la Gerencia General y la Coordinación Financiera-Administrativa, a fin de armonizarla con las regulaciones del sistema financiero nacional, prácticas de contabilidad generalmente aceptadas, normas de informa ción financiera ya la conveniencia del quehacer institucional.

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ANEXO 1

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SSEN . MAANA

FONDO DE LA INICIATIVA PARA LAS AMERICAS EL SALVADOR - FIAES

Operativización de firmas autorizadas según Política de Egresos.

Clase de Firma

Firmas Autorizadas

"A"

Presidente y Representante Legal Directores(as) del Consejo Administrativo Gerencia General Coordinación Financiera Administrativa

"B"

"C"

Concepto

Una Firma

Dos firmas

Clase

de Firma

Montos

...

Movimientos en Fideicomisos y Mandato Bancarios (Cuentas de ahorros, corrientes y depósitos a plazos)

“A”

Dos firmas tipo "A"

"A"

Para montos mayores de

$10,000.00

Movimientos Presupuesto Operativo (Cuentas corrientes)

"A"

Para montos mayores de $6,000.00 hasta $10,000.00

"B" y

Para valores hasta $6,000.00

"C"

"B" y

"C"

Solicitudes de desembolso para ejecutoras (cualquier valor)

"B" o,

Cualquier valor Preferentemente firmas "B" y "C"

y en ausencia de ambos o cualquiera serán sustituidas con

firma "A"

con

"A"

"A", "B"

Solicitudes de Presupuesto de publicidad aprobado por el Agente Fiduciario (Banco Agrícola)

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De acuerdo al presupuesto aprobado por el Agente Fiduciario

(Banco Agrícola)

NOTA: Para concretar cualquier egreso debe efectuarse con el sistema de firmas mancomunadas, de acuerdo a la estructura de firmas autorizadas por el Consejo Administrativo, según lo establecido en el literal b) apartado V) de la Política de Egresos.

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ANEXO 2

ANEXO 2 EAN

A. Pago de bienes y servicios

En la programación semanal de pagos, la Coordinación Financiera Administrativa podrá evaluar realizar pagos por medios de electrónicos, en los siguientes casos:

1. Planillas de Salarios 2. Servicios Básicos 3. Pago de Impuestos Retenidos 4. Pago de Seguridad Social y Cotizaciones Previsionales 5. Cualquier otro bien o servicio que cuente con Número de Pago Electrónico (NPE) O

previa solicitud del proveedor con abono a cuenta

B. Transferencias electrónicas

La Coordinación Financiera Administrativa podrá evaluar, realizar transferencias electrónicas, ya sean estas de la Cuenta Funcionamiento a las cuentas de Programas o Proyectos Administrados o transferencia internacional, como en los siguientes casos:

1. Reintegro de gastos ejecutados 2. Reintegro de préstamos 3. Membresías

El Consejo Administrativo podrá autorizar a la Contadora General para cargar la información de los pagos de bienes, servicios y transferencias electrónicas.

PROCEDIMIENTO:

RESPONSABLE

ACTIVIDAD

FORMULARIO O DOCUMENTO

A. Solicitud previa del proveedor para realizar pago por

medio de transferencia electrónica en el caso que el comprobante de pago no cuenta con Número de Pago Electrónico (NPE) 1. Indica al proveedor que emita solicitud por escrito de

abono a cuenta del mismo banco por transferencia electrónica, reflejando el nombre y número de cuenta

Técnico Administrativo

SOLICITUD

Coordinación

Financiera Administrativa

2. Evalúa y autoriza forma de pago

SOLICITUD

Contadora

3. Una vez autorizado por el Coordinador Financiero

Administrativo la contadora registru al proveedor en la plataforma bancaria.

SOLICITUD

WORD

OWERS

ANEXO 2

fiaes

FONDO DE LA INICIATIVA PARA LAS AMERICAS

FORMULARIO DE TRANSFERENCIA

ELECTRÓNICAS ENTRE CUENTAS

FONDO DE LA INICAINA PARA LAS A

SICAS

NOMBRE DEL BANCO NOMBRE CUENTA A CARGAR CUENTA A CARGAR NOMBRE CUENTA A ABONAR CUENTA A ABONAR CONCEPTO VALOR AUTORIZADO REFERENCIA DE LA TRANSFERECNIA

[Elegir Nombre del Banco]

[Nombre cuenta] [Número de Cuenta]

[Nombre cuenta]

[Número de Cuenta] [Concepto de la Transferencia]

Autorizantes

Clasificación de firmas

Lina Dolores Pohl Alfaro Presidenta y Representante Legal

Manlia Alicia Romero Cristales Directora

Angelica Ester Ruano Blanco Directora

Horacio Amilcar Lorios Ramírez

Director

Daaniels